「休み明けにたくさんメールがたまってる……」
「メールの処理に時間をとられて困る……」
メールは素早く処理できる! 残業を減らしましょう
仕事で使うパソコンを立ちあげたとき、受信メールが大量に出てくるとげんなりしませんか。
ぼくはだいたい1日100~200通もメールが届きます。でも素早く返信したり、読むべきメールと流し読みでいいメールを見分けたりできるようになれば、かなりの余裕時間がうまれます。なにより早く帰れます。
メールを早く書いたり読んだりできる人は、段取りや要約上手な人が多い。メールを早くこなせるようになれば、仕事も速くなるということです。そんな提案をしているのが、今回紹介する「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」。
メールについて書いた本を探し、日本ビジネスメール協会代表理事の平野友朗さんが書いた本書にたどり着きました。
社会人になってから会社でメールの書き方を学んだ人は少ないはず。本書ですぐに使えるテクニックが学べますよ。
メールの書き方が元でトラブルになったことがある人、やり取りが苦手な方はもちろん、仕事を早く終わらせたい人にもおススメ。効率よくメールをさばくテクニックを身につけて、早く帰って自分の時間を過ごしましょう!
書籍名 仕事が速い人はどんなメールを書いているのか
著者 平野友朗
発行元 文響社
発行日 2017年3月21日
ページ数 160ページ
「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」は、無料お試しできるAmazonオーディブルで耳から学んだり、Amazonの電子書籍読み放題サービス「Kindle Unlimited(キンドル・アンリミテッド)」でも読めます。
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著者の平野友朗さんは1万通以上のメールを添削
著者の平野友朗さんは、広告代理店の勤務を経て、2003年に独立。ビジネスメールスキルの標準化という目標を掲げ、日本で初めてのビジネスメール教育事業を立ち上げます。
メールマナーに関するメディア掲載は400回以上、これまでに1万通以上のビジネスメールを添削してきたそうです。
官公庁や企業、学校へのコンサルティングや講演・研修も100回超の実績もあり、まさにビジネスメール教育、メールを使った仕事術研究の第一人者ですね。
「メールの処理が追いつかない」「1通あたりにかける時間を少なくしたい」。働き方改革への意識が高まる中で、残業を減らす企業が増えています。
メールの研究を続けている平野さんが「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」を執筆した理由は、まさにここにありました。
効率的にメールを読み、書き、仕事を早く終わらせてほしいという思いからです。
ぼくは社会に出てから20年以上たちますが、メールの書き方を教わったことはありません。だいたいみんな自分流ですよね。メールとの付き合いは長く続きます。しっかり学んでおいて損はありません。
「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」の概要
平野さんが添削した1万通以上のメールでは、失礼な表現や誤解される表現などの「残念なメール」が大半だったそう。「これは改善できる」と考えたんですね。
「仕事が速い人=メールが速い人」。平野さんはこう言い切り、そのコツを紹介しています。「1日30分は確実に時間を短縮できます」と自信満々です。
たしかに、タイピングや語彙力、読解力、要約力、段取りのうまさ、気遣いなど、良いメールの書き手は、良い仕事をする要素がそろっています。
良いメールを書ける人は、良い仕事ができる人と同義なのは間違いないですね。
本書では6つの章を使ってメールを素早く処理するテクニックを紹介しています。仕事の速い人の発想はどんなものか、具体的なビジネスメールの書き方は、言葉の選び方はー。これらメールの処理時間を短くする方法が具体的に紹介されています。
「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」のポイント3つ
それでは6つの章の中から、報道ライター歴20年のぼくが特にすぐに使えると感じたポイントを3つだけ紹介させてもらいます。
1.メールもやっぱり見た目が大事
一文が100字以上の文章があったら読みたいと思えません。改行がなくて文字ばかり詰め込まれた余白のない文章も敬遠されますよね。
一文は長くても50字程度まで
100字くらいで改行を入れる
報道機関で文章を書いて20年くらいお給料をいただいできたぼくは、先輩にこのように学び、そして自分も最善だと思って実践してきました。
メールの場合はさらに、改行の度に1行分の空きを入れると読みやすいですよね。
著者の平野さんは、文章をブロック単位で意識する重要性を指摘します。
読み手はブロック単位で視覚的に文章を読むことができる。関連する文が続くのが一ブロックです。自分にとって重要そうなブロックをより入念に読み込むことができます。
書き手もブロックを意識することで、文章が一気に書きやすくなります。メールに本当に必要なのは、送った趣旨のブロックと、それを詳しく説明するブロックだけ。これが分かれば、メールに使う時間を短縮できます。
新聞記事は1行12文字程度が多く、だいたい一段落10行前後に抑えられていますよね。
新聞は面積に制限があるためメールのように余白を多くは作れません。
しかしブロックごとにまとめる考えは、どんな文章にも共通。ブロックを意識することで簡潔に分かりやすい文章を書けるようになります。長文はブロックの連続。こう考えると簡単そうにみえてきます。
2.表現力を蓄積しておく
メールだけでなく文章全般に言えることは、良い文章を書く人は「表現力」が高いということ。豊富な言葉が頭にストックされていれば、メール執筆もスムーズになります。
表現力を身につけるには、ボキャブラリー、語彙力を学ぶこと。近道は上手だと感じた表現をメモしてパクること。いい言葉が思い浮かばない場合は、ネットで類義語を検索することで時間短縮になりますね。
また、平野さんは表現力について「相手の心に刺さる言葉」を使おうと提案します。
例えば「協力してください」よりも「助けてください」のほうが、強く伝わります。
「規則ですので」と言われるよりも「こちらの規則で恐縮です」と言われる方が、カチンときませんね。このような言葉一つでトラブルを防ぐことができれば、仕事も早くなります。早く家に帰れます!
普段生活していて、自分がいいなと思った表現は積極的にストックしておきましょう。
3.即レス、速読を心がける
平野さんは、メールの処理時間を短くするために、即レスを心がけることを勧めます。
常にメールをチェックして着信の都度反応するということではありません。それはとっても非効率です。
メールは朝、昼、晩の3回など、時間を決めてチェックする。もし読み込んだり、検討したりするのに時間がかかりそうなメールがきたら、先方に受領したことと改めて返信することを書いた簡単なメールを送っておくことです。
読む時間を短くすることも大事ですよね。平野さんは、キーワードをひろいながら流し読みすることや、関係する人にもメール文をつくるときには要旨と詳細が大切だと知ってもらうことが大切だとも強調しています。
メール教育は会社の研修で使えますね
まとめ : メールを手早く処理して残業をなくそう
「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」では、メールを早く処理する方法が紹介されています。
ほかにも、素早くタイピングするテクニックや、接続助詞「が」の使い方など、かなり細かいことも分かりやすく説明されていました。
かなり初歩的な内容も入っていますので、社会人なりたてだったり、ビジネスメールに慣れていない人にとって特に有益だと思います。
今回は以上です。ありがとうございました!
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